Chaque contrat et ses annexes comporte une date de validité. Dans le contexte de renouvellement des Annexes 2, vous recevrez une notification 90 jours avant l'expiration de votre Annexe, par l'e-mail/la lettre "D-90".
Un second rappel est envoyé 45 jours avant la date d'expiration par la lettre "D-45".
Une fois l'exercice de renouvellement entamé, vous verrez les tâches ouvertes dans votre dashboard EPIC ou dans la zone contrats (accessible par le menu sur la gauche de l'écran).
En cliquant sur la tâche
En cliquant sur la tâche ouverte, il vous sera demandé de complété les informations nécessaires ou de confirmer les informations déjà dans nos systèmes.
Une fois la tâche entamée, vous pourrez suivre l'avancement du processus dans la zone contrats d'EPIC.
REMARQUE IMPORTANTE:
Vous ne verrez la tâche de renouvellement d'Annexe 3 que si vous avez le rôle "Annex Validator" dans EPIC, sinon, vous ne verrez aucune tâche ouverte en vous connectant à EPIC.
Plus d'informations dans l'article suivant: Qu'est-ce que le rôle "Annex Validator"
ETAPE #0: Ouvrez la tâche
Depuis la page Dashboard:
ou depuis la page Contrats:
ETAPE #1: Remplissez les informations nécessaires
- Confirmez votre choix de Détenteur d'Accès
- Confirmez votre choix de langue d'Annexe 2 et d'Annexe 3
- Confirmez la période de désignation du Détenteur d'Accès (pas toujours applicable)
- Allez à l'étape #2
ETAPE #2: Passez en revue et confirmez
- Faites un choix concernant la procédure de Drop-Off pour votre Détenteur d'Accès (pas toujours applicable)
- Téléchargez le PDF d'aperçu de votre future Annexe 2
- Confirmez que vous approuvez votre Annexe 2
- Nous vous recommandons de contacter votre Key Account Manager avant de refuser l'annexe, dans le cas où vous souhaitez sélectionner cette option
- Si vous refusez, vous devrez entrer un texte d'explication dans le champ de texte "Remarques supplémentaires"
- Soumettez vos choix. Ceci est votre approbation électronique de l'Annexe 2
ETAPE #3: C'est fait!